Отчетные папки.
Назначением папок является:
1) иерархическая классификация вещей и действий: пользователь может просматривать элементы не все сразу (что неудобно), а в требуемом разрезе,
2) группировка элементов для составления отчетов.
Для ярлыка «Вещи» рабочий режим – папки. Рекомендуется структурировать базу таким образом, чтобы в каждой папке находилось не более тысячи элементов.
Для ярлыка «Действия» число записей регулируется из настроек, поэтому допускается работа при отключенном режиме папок.
В режиме иконок папки обозначаются соответствующим рисунком в левом нижнем углу каждой иконки. В табличном режиме папки обозначаются черным квадратом столбце «Т» (Тип).
Включение папок.
На ярлыке «Вещи» для вещей установлены характеристики: уровень папок 1, поле на верхнем уровне «Название». Таким образом, папки включены по умолчанию.
Для ярлыка «Действия» папки по умолчанию не включены. Для создания отчетных папок необходимо:
а) в диалоговом окне «Поля» добавить для действий новые поля и установить уровень иерархии выше 0,
б) в диалоговом окне «Настройки» указать для параметра «Отчеты» хотя бы одну из отчетных колонок: «+», «–», «(+)», «(–)»,
в) включить пункт меню или кнопку «Папки».
Показатели в отчетных колонках:
- для вещей – стандартные в бухгалтерском учете остатки (на определенную дату) и обороты (за определенный период);
- для действий – доходы и расходы.
Отчетные колонки на ярлыке «Вещи» показывают:
а) колонки, расположенные до текущей даты: остатки и обороты (на указанные в настройках моменты или периоды);
Любое изменение свойств вещи приводит к выбытию прежней вещи и регистрации новой, что соответственно отражается в оборотах .
Пример. Вещь 1 массой 3 кг стала весить 3,5 кг. Вещь по расходу: вещь 1 массой 3 кг. Вещь по приходу: вещь 1 массой 3,5 кг. Обороты по данному действию соответственны: приход 3,5 кг, расход 3 кг.
б) колонки, расположенные после текущей даты: остатки и обороты (на указанные моменты или за указанные периоды) по обязательствам.
Под обязательствами понимаются будущие действия (также относящиеся к ним вещи), зарегистрированные на текущую дату.
Пример. Текущая дата 20 сентября. Вещь 1 создана действием с датой регистрации 15 сентября и датой совершения 25 сентября. На текущую дату имеет место обязательство.
Пример. Текущая дата 20 сентября. Вещь 1 создана действием с датой регистрации 15 сентября и датой совершения 19 сентября. На текущую дату обязательство отсутствует (на том основании, что действие уже состоялось).
Пример. Текущая дата 20 сентября. Вещь 1 создана действием с датой регистрации 21 сентября и датой совершения 25 сентября. На текущую дату обязательство отсутствует (на том основании, что действие еще не зарегистрировано).
Чтобы зарегистрировать будущее выбытие вещи (кредиторское обязательство), вещь должна существовать либо предварительно нужно зарегистрировать ее будущее поступление (дебиторское обязательство): на том основании, что вещь не может выбыть ранее, чем поступила.
Пример. Текущая дата 20 сентября. 25 сентября ожидается выбытие вещи 2. На дату 25 сентября должно быть зарегистрировано поступление вещи 2, в противном случае выбывать будет нечему.
При этом, если для действий поступления и выбытия указать разную вероятность, в отчетных колонках будут фигурировать показатели в соответствии с указанными вероятностями: в этом случае ожидаемый расход объекта вполне может превысить его ожидаемый приход.
Пример. Текущая дата 20 сентября. Вещь 1 массой 100 кг создана действием с датой регистрации 20 сентября и датой совершения 22 сентября. Вероятность наступления действия 20 %. После чего зарегистрировано удаление той же вещи с датой регистрации 20 сентября и датой совершения 23 сентября. Вероятность наступления действия 90 %. Отчетные колонки (относящиеся к будущим вещам) возвратят при соответствующей настройке значения: приход – 20 кг, расход – 90 кг, остаток – минус 70 кг.
Отчетные колонки на ярлыке «Действия».
Отчетные колонки на ярлыке «Действия» возвращают доходы и расходы за указанные в настройках периоды.
В программе реализованы два способа исчисления доходов и расходов:
1) в первом случае под доходами и расходами понимается соответственно превышение прихода над расходом либо наоборот, расхода над приходом вещей, зарегистрированных одним действием.
Пример. Вещь 1 массой 3 кг образована действием добавления. Имеет место доход 3 кг (на том основании, что в действии добавления вещь по расходу отсутствует).
Пример. Вещь 1 массой 3 кг разделена на вещь 2 массой 0,5 кг и вещь 3 массой 2,5 кг. Доходы с расходами отсутствуют (на том основании, что в действии разделения числовые характеристики вещи по расходу равняются соответствующим числовым характеристикам вещей по приходу).
Доходы и расходы, исчисленные по первому способу, возникают при действиях добавления, передачи (получения), изменения и удаления. Соединение и разделение к образованию доходов и расходов привести не могут;
2) во втором случае под доходами и расходами понимается соответственно числовая характеристика вещей по приходу или расходу, независимо от прочих условий.
Пример. Вещь 1 массой 3 кг разделена на вещь 2 массой 0,5 кг и вещь 3 массой 2,5 кг. Расходы в данном случае составляют 3 кг и доходы тоже 3 кг (0,5 + 2,5 кг).
Способ исчисления доходов и расходов устанавливается в окне «Настройки» (флажок «Считать доходами/расходами равные по величине изменения»).
Цвета папок.
Папки могут иметь серый цвет (быть притушены). На ярлыке «Вещи» серым цветом выделяются выделяются папки, у которых показатель на текущую дату равен нулю (то есть вещи с соответствующими свойствами на текущую дату отсутствуют), на ярлыке «Действия» – папки с нулевыми показателями.
